「資料を作り始めたが、スライドの順番が決まらない」
「Copilotで作成した資料が、見栄えはよいのに伝わりにくい」
Copilotは、PowerPointでプレゼンテーションの下書きや構成案を作る支援ができます。参考ファイルを基に作成できる環境もありますが、完成資料を一度で作る道具と考えると修正が増えます。
資料作成で先に決めるのはデザインではなく、読み手に何を理解し、判断し、行動してほしいかです。Copilotはその目的を形にする編集者として使うと効果的です。
顧客や上席向けの報告では、正しい情報を並べるだけでは足りません。銀行システムの現場でも、結論と根拠、リスク、依頼が一つの流れになって初めて、判断できる資料になります。
資料作成は「目的・読み手・着地点」から始める
資料のテーマだけを伝えると、一般的な説明資料になりやすくなります。作成前に次の3点を決めます。
| 項目 | 確認内容 | 例 |
|---|---|---|
| 目的 | 何のための資料か | 移行方針の承認を得る |
| 読み手 | 知識・関心・判断権限 | システム詳細を知らない管理職 |
| 着地点 | 読後にしてほしいこと | 案Bの採用を判断してもらう |
1．いきなりスライドを作らず構成案を作る
最初に、結論、背景、現状、選択肢、推奨案、リスク、依頼の順で見出し案を作ります。構成段階なら、不要な論点を削ったり、順番を変えたりしやすくなります。
スライド枚数を先に固定しすぎると、重要な根拠を削ることがあります。まず必要な論点を出し、発表時間に合わせて統合します。
- 一枚一メッセージにする
- 結論と依頼を前半に置く
- 事実と評価を分ける
- 補足情報は付録へ回す
そのまま使える質問例
［読み手］に［判断してほしいこと］を伝える資料です。結論、背景、根拠、選択肢、推奨案、リスク、依頼の順で、10枚以内の構成案を作ってください。
2．参考資料を絞って下書きを作る
元資料が多いほど良いとは限りません。最新版、正式版、数値の根拠となる資料を選び、どの情報を優先するかを伝えます。
生成されたスライドでは、元資料の表現が短縮され、条件や例外が落ちることがあります。重要な数値や引用は、原典と照合します。
- 参照ファイルの版と更新日を確認する
- 使ってよい範囲を指定する
- 推測で穴を埋めないよう指示する
- 出典をスライドまたはノートへ残す
そのまま使える質問例
添付資料だけを根拠に、構成案の各スライドへ入れる要点を作ってください。根拠がない項目は「情報不足」とし、推測で補完しないでください。
3．ストーリーと根拠を人がレビューする
見た目の調整より先に、タイトルだけを順に読んで話がつながるか確認します。次に、本文、図表、数値、注記を確認します。
社外提出や意思決定に使う資料では、ブランド、著作権、機密区分、アクセシビリティの確認も必要です。
- 1枚目で目的と結論が分かるか
- 各スライドの主張を一文で言えるか
- 数値の単位・期間・母数があるか
- リスクと未確認事項を隠していないか
- 最後の依頼が具体的か
そのまま使える質問例
この資料構成を、①結論の明確さ、②根拠とのつながり、③重複、④不足、⑤読み手が判断できるか、の5観点でレビューしてください。
よくある失敗と対策
テーマだけで資料を生成する
一般論が増え、読み手の判断に必要な情報が不足します。目的と着地点を指定します。
デザインの修正から始める
構成が変わると作り直しになります。先にストーリーと根拠を固めます。
AI生成の数値や図を信じる
数値は必ず元資料と照合し、図が意味を正しく表しているか確認します。
PowerPoint構成案作成用プロンプト
次の条件でプレゼンテーションの構成案を作ってください。 目的：［資料の目的］ 読み手：［役職・前提知識・関心］ 判断してほしいこと：［着地点］ 発表時間：［分］ 参考情報：［確定している事実］ 出力： ・スライド番号 ・タイトル ・一番伝えたいメッセージ ・必要な根拠 ・図表案 条件： ・結論を先にする ・一枚一メッセージ ・根拠がない内容は作らない ・未確認事項を明示する
テンプレート内の角括弧を自分の業務に合わせて置き換えてください。実在する顧客名、個人名、機密情報を入力できるかは、利用環境と社内ルールで確認します。
実行前・公開前チェックリスト
- 目的・読み手・着地点を決めた
- スライド作成前に構成を確認した
- 参考資料の版と根拠を確認した
- タイトルだけで話がつながる
- 数値・出典・機密区分を確認した
まとめ
Copilotで資料作成を効率化するコツは、スライドを作らせる前に、伝える設計を整えることです。
構成案、下書き、レビューの順に使えば、白紙から始める負担を減らしながら、判断に役立つ資料へ近づけられます。
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